Sicherlich kennst du das auch. In einem Meeting wird gerfragt „Wo stehen wir gerade im Projekt?“ und statt einer klaren Antwort gibt es dann Berichte, Excel-Tabellen, Projektpläne mit Anpassungen und Informationen zu einzelnen Unterprojekten. Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern führt im ungünstigen Fall dazu, dass wichtige Probleme erst spät erkannt werden.
Ein gut gestaltetes Dashboard löst dieses Problem: Es zeigt eine zentrale Übersicht über den aktuellen Projektstatus – visuell, verständlich und jederzeit aktuell.
Warum ein Dashboard im Projektmanagement unverzichtbar ist
- Transparenz in Echtzeit: Alle wichtigen Informationen zum Projektstatus stehen jederzeit aktuell in einer visuell aufbereiteten und verständlichen Form zur Verfügung.
- Schnelle Entscheidungsfindung: Trends und mögliche Risiken werden frühzeitig erkannt. Mögliche Hindernisse können beseitigt werden.
- Effiziente Kommunikation: Statt langer Statusberichte genügt ein Blick aufs Dashboard, um alle Beteiligten auf denselben Stand zu bringen.
- Motivation im Team: Projektfortschritte werden für alle sichtbar und steigern die Motivation im Team.
Was gehört in eine gutes Projekt-Dashboard?
Ein gutes Projekt-Dashboard sollte nicht nur Zahlen zeigen, sondern gezielt alle wichtigen informationen in einer guten visuellen Darstellung liefern, die für Entscheidungen notwendig sind.
- Projektfortschritt: Wie weit sind wir? Welche Aufgaben sind gerade in Arbeit? Werden die Meilensteine erreicht und wo gibt es Abweichungen von der Planung?
- Aufgabenstatus: Welche Aufgaben sind offen, in Arbeit oder abgeschlossen?
- Ressourcenauslastung: Wer ist wie stark eingebunden? Gibt es Engpässe?
- Risikomanagement: Frühwarnsystem für Probleme. Gibt es mögliche Eskalationen? Welche Maßnahmen sind erforderlich?
- Finanzen & Budget: Sind wir noch im Rahmen?
Mein Ansatz: Smarte Projekt-Dashbaords für mehr Übersicht
Ich unterstütze Projektleiter und Unternehmen bei der Gestaltung von Dashboards. Mein Fokus hierbei:
- Übersichtliche Darstellung: Alle wichtigen Informationen zum Projektfortschritt werden handlungsorientiert und übersichtlich dargestellt.
- Flexibilität: Die im Dashboard ist flexibel. Die dargestellten Informationen können jederzeit einfach angepasst werden.
- Daten in Echtzeit: Eine Aktualisierung des Dashboards erfolgt automatisch auf Basis der aktuellen Projektdaten.
- Technische Umsetzung: Um eine Datenpflege oder Anpassung des Dashboards möglichst einfach zu gestalten bietet es sich an Dashboards mit MS-EXCEL zu erstellen. Daten können hierbei automatisch aus anderen Systemen wie Datenbanken oder anderen Tools importiert werden.
Einfaches Projekt-Dashboard
In der einfachsten Form zeigt ein Projekt-Dashboard schmell und übersichtlich die wichtigsten Informationen zum aktellen Projektstatus. Wo sind wir gerade im Projekt? Gibt es aktuelle Probleme und was wurde bereits erreicht?
Projekt-Dashboard für einen Hardware-Rollout
Bei einem Hardware-Rollout, z.B. für Kassensysteme im Stationärhandel, möchten die Projektteilnehmer tagesaktuell wissen, wieviele Systme bereits in Betrieb gegangen sind und ob es Probleme oder Risiken gibt, die ein Eingreifen erfordern.
Fazit: Mehr Übersicht und schnelle Entscheidungen
Ein übersichtliches und gut durchdachtes Dashboard ist der Schlüssel für effizientes Projektmanagement. Es reduziert Meetings, verbessert die Zusammenarbeit und hilft, Projekte fokussiert und erfolgreich zu steuern.